Tuesday, April 19, 2011

7 Alasan Meeting Perlu Diminimalkan

Meeting..Ada yang pernah meeting? Ya, meeting sering kita lakukan terutama bagi kita yang bekerja di kantor. Ya bisa dibilang pekerjaan kantoran. Tapi ada yang bosan ga dengan meeting? Pasti ada..nach zaman sekarang tentunya meeting tidak perlu banyak dilakukan lagi.

Meeting, kosa kata ini tak bisa lepas dari kebiasaan para pekerja. Meeting yang dimaksud di sini adalah bertemu langsung di suatu tempat dan waktu tertentu untuk membincangkan suatu projek tertentu. Meeting seperti itu sudah menjadi nafas kerja, agenda keseharian. Tanpa meeting bekerja sepertinya kurang afdol. karena kebiasaan itu, pelan-pelan meeting berubah dari makna yang sebenarnya.

Era 3.0 mestinya kebiasaan itu turut berevolusi. teknologi sudah berkembang seperti sekarang ini. Begitu banyak tools yang bisa dipakai untuk mengefisiensikan pekerjaan. Namun rupanya percepatan teknologi tak diiringi dengan perubahan perilaku. Kebanyakan dari kita selalu terengah-engah beradaptasi dengan kecepatan teknologi tersebut.

Akibatnya, banyak kebiasaan-kebiasaan lama yang tetap bertahan meski mestinya sudah expired. Salah satu contohnya adalah kebiasaan meeting. Di era yang sudah terhubung ini, kita bisa beraktivitas tanpa tergantung waktu dan tempat. Dengan kemajuan teknologi meeting bisa jadi tak diperlukan lagi. atau setidaknya bisa diminimalkan.

Ini ada tujuh alasan kenapa meeting tidak diperlukan lagi:

1. Meeting itu hanya menghabiskan waktu

Jakarta sekarang sudah identik dengan kemacetan. Jarak tak lagi bisa dipakai acuan untuk memperkirakan berapa lama waktu tempuh. Ibaratnya seberapapun waktu yang kita sediakan, pasti sampai tempat meeting akan terlambat. Jalanan jakarta sungguh ajaib, tak bisa diprediksi. Apalagi kalau hujan.

2. Meeting itu memperburuk mood

Meeting, baik di luar atau di dalam kantor, selain boros waktu juga biaya. Jika kita memilih meeting di luar kantor kita akan dihadang kemacetan yang menggila. Jika tak pintar mengelola mood, meeting akan berubah menjadi nightmare yang bisa jadi memporak-porandakan apa yang telah kita persiapkan sebelumnya.

3. Meeting itu menunda deadline

Dari beberapa pengalaman meeting biasanya bukan saja membahas hal-hal yang seharusnya dibicarakan, namun melebar ke topik-topik di luar konteks pekerjaan. Waktu yang dibutuhkan lebih lama, andai peserta meeting suka becanda dan celamitan waktu akan molor lebih panjang. Efeknya mau tidak mau, deadline pekerjaan rutin akan tertunda.

4. Meeting itu menyia-nyiakan teknologi

Saat ini semua orang pasti mahfum, dengan teknologi yang berkembang seperti sekarang ini, nyaris semua hal dimudahkan dengan bantuan teknologi ini. Fasilitas telepon, email, Twitter, instant messenger, BBM, Skype, video chatting, streaming bisa dipakai untuk berdiskusi dan berkoordinasi untuk memutuskan masalah.

Saat ini jarak dan waktu bukan bukan halangan lagi. Sayang sekali teknologi tidak dimaksimalkan. Bukankah para penemu mencipta teknologi baru bertujuan untuk memudahkan persoalan?

5. Meeting itu hanya untuk alasan refreshing

Seorang teman pernah menceritakan kepada saya. Salah satu cara untuk mengusir kejenuhan di kantor adalah meeting. Tentang apa? Dengan siapa? Tentang apa saja. Dengan klien mana saja yang sekiranya punya waktu.

Atau andai sudah tak menemukan 'korban', meeting internal pun ok dipakai alasan: yang penting bisa keluar kantor, ke mal, ngopi-ngopi atau apapun, yang penting bisa refreshing!

6. Meeting itu identik bermonolog

Andai dalam meeting diperobolehkan membawa mobile device: handphone dan gadget, laptop dan lainnya. Bisa dipastikan para peserta akan lebih fokus pada perangkat mobile yang ia punyai.

Biasanya status di twitter atau facebook, cek email, membaca berita atau bahkan menggunjingkan topik atau sosok yang lagi hip lebih menarik daripada topik yang sedang di bahas.

Akan lebih menyedihkan jika yang menjadi objek adalah bosnya sendiri. Jika sampai pada taraf itu, meeting hanya menjadi tempat bermonolog. Ketika ditanya atau diminta usulan, para peserta baru akan tergagap atau langsung menyetujui tanpa tahu konteks.

7. Meeting itu perlu effort ekspresi lebih besar

Karena meeting harus berhadapan langsung di suatu tempat dan waktu tertentu maka diperlukan 'kehadiran' yang prima. Tidak hanya sebatas penampilan namun juga ekspresi lebih penting. Cara duduk, tone bicara atau aura muka mau tak mau harus dibuat sepositif mungkin.

Dari cerita teman, kliennya yang dari Jepang menolak meeting dengan seseorang karena ekspresi dan cara duduk teman itu dianggap kurang berkenan.


Intinya makin banyak meeting, makin tak produktif!

Jadi mulai sekarang mungkin perlu dirancang ulang bagaimana cara mendesain komunikasi agar lebih efektif. Dengan memanfaatkan teknologi yang ada seperti sekarang ini pasti ada cara-cara baru berkomunikasi dan berkoordinasi yang lebih efisien. Sehingga ketakefisienan miting seperti selama ini tak berulang lagi.

Sumber : www.detikinet.com

2 comments:

Frans PC said...

Saya sangat setuju dengan poin No. 4. Mungkin lebih baik bila kita optimalkan teknologi yang sudah ada untuk digunakan dalam meeting. Thanks

wahdi's said...

yup...benar sekali mas..
saya rasa bukannya jamannya lagi kita mengulur-ngulur waktu dan menghabiskan banyak uang hanya untuk sebuah rapat..bukankah teknologi memudahkan kita dalam melakukan pekerjaan kita..